HighCorの考えたこと

人材会社4年目による読書感想、節約/稼ぐ情報、広島カープ等の雑記です。

【やってみた】無印のマニュアルに学ぶ、組織を強くする方法

今回は「仕組み」についての書籍を紹介します。
無印良品良品計画会長・松井忠三著の「無印良品は、仕組みが9割」
(出版:角川書店)を取り上げます。
「仕組み化」することで、「努力を成果に直結させる」ことを説いています。
松井氏は赤字38億円だった良品計画を経常利益186億円までV字回復させた
要因は「仕組み化」だったと語ります。
「仕組み化」「マニュアル化」と聞くと、「型にはまった」「創造性を欠く」のようなイメージを持たれるかもしれません。
しかし、この本はむしろ「仕組み化」によって働き手がより「工夫」したり「創造性を発揮する」そんなきっかけになることを示してくれます。
今回は「仕組み化」によって「工夫」を増やして「成果」に直結させる、
すなわち、「生産性を向上させる」コツについて紹介します。

本書が示す「仕組み化」によるメリットは2つです。
①標準ができることにより、改善という考えが生まれること
②標準を見える化することにより、ノウハウが共有されること

「標準」があるからこそ、それを「改善」していくことができるし、それが「見える化」されているからこそ、新人からベテランまで誰でも「標準」を認識できるのです。

「標準」が重要なのは理解できますが、標準はどのように作ると良いのでしょうか。
無印良品には2000ページにもわたるマニュアル「MUJIGRAM」という標準があります。

出所:日経BPネット


無印良品では大きく3つのステップでこのマニュアルを作っています。
  • 「現場」からアイデアを出してもらう。
    マニュアルを使う人、すなわち現場の社員にアイデアを出してもらうことで、
    「実践的に意味のある手順」が出てきて実行するモチベーションが生まれます
  • 現場と本部の中間の立場の「エリアマネージャー」全体最適の観点でブラッシュアップする。
  • 最後に、「本部」が組織全体としての最適化を図る。

このステップを踏むことで、各々の視点×視野×視座が入ったバランスの良いマニュアルを作っています。
とは言っても、自分の日頃の業務をマニュアル化しようとすると手間で億劫になりがちです。なので、例えば、有休を取って誰かに代理対応を依頼する時、新しく他の人に業務を引継ぐ時、月や四半期の終わりに自分の業務を振り返る時等のタイミングがよいかと思います。
 

実際にやってみた

 
僕も自分の業務でこれを応用してみました。
新しく中途の方が入られたので、このタイミングで始めの基礎業務を棚卸ししてみました。Q&Aの表を作り、新しく始める業務について疑問を記入してもらいました。
疑問と答え、そしてその背景(理由)を載せた構成にしています。
 
運用としては、毎週のMTGで、チームメンバーから疑問の答えをもらうことにしました。それを、運用担当者がまとめ、チームのマネージャーが最終チェックを入れる形式になりました。
これは、「現場」だけで作らず、「エリアマネージャー」「本部」の目も入れることに似せています。
あるメンバーが作った標準を、他者の目線を通すことで効率化するチャンスが生む仕組みです。
 
今回作成したQ&A表は、今後、業務を引き継ぐことがあった際の業務初期段階で使えます。
さらに、チームメンバーは領域は違えど、同じ任務を背負って仕事をしており、共通する業務も多いので見える化は有用です。
ポイントは、疑問になりやすい点に対して対応策とその背景(理由)を記入しているところです。
背景(理由)があるので、より良い策かどうかの比較が可能になります。

まずはある程度の量の疑問が出て、チームで議論ができ、ナレッジの底上げができればと考えています。
以下のTweetはなるほどと思いました。

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今はチームで上手くいくように試行錯誤しています。
皆さんも業務効率が上げるためにも、是非試してみてはいかがでしょうか。
 

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MUJIGRAMについて詳しく書かれています。
是非読んでみて下さい。

www.nikkeibp.co.jp