読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

HighCorの考えたこと

人材会社4年目による読書感想、節約/稼ぐ情報、広島カープ等の雑記です。

【やってみた】無印のマニュアルに学ぶ、組織を強くする方法

今回は「仕組み」についての書籍を紹介します。
無印良品良品計画会長・松井忠三著の「無印良品は、仕組みが9割」
(出版:角川書店)を取り上げます。
「仕組み化」することで、「努力を成果に直結させる」ことを説いています。
松井氏は赤字38億円だった良品計画を経常利益186億円までV字回復させた
要因は「仕組み化」だったと語ります。
「仕組み化」「マニュアル化」と聞くと、「型にはまった」「創造性を欠く」のようなイメージを持たれるかもしれません。
しかし、この本はむしろ「仕組み化」によって働き手がより「工夫」したり「創造性を発揮する」そんなきっかけになることを示してくれます。
今回は「仕組み化」によって「工夫」を増やして「成果」に直結させる、
すなわち、「生産性を向上させる」コツについて紹介します。

本書が示す「仕組み化」によるメリットは2つです。
①標準ができることにより、改善という考えが生まれること
②標準を見える化することにより、ノウハウが共有されること

「標準」があるからこそ、それを「改善」していくことができるし、それが「見える化」されているからこそ、新人からベテランまで誰でも「標準」を認識できるのです。

「標準」が重要なのは理解できますが、標準はどのように作ると良いのでしょうか。
無印良品には2000ページにもわたるマニュアル「MUJIGRAM」という標準があります。

出所:日経BPネット


無印良品では大きく3つのステップでこのマニュアルを作っています。
  • 「現場」からアイデアを出してもらう。
    マニュアルを使う人、すなわち現場の社員にアイデアを出してもらうことで、
    「実践的に意味のある手順」が出てきて実行するモチベーションが生まれます
  • 現場と本部の中間の立場の「エリアマネージャー」全体最適の観点でブラッシュアップする。
  • 最後に、「本部」が組織全体としての最適化を図る。

このステップを踏むことで、各々の視点×視野×視座が入ったバランスの良いマニュアルを作っています。
とは言っても、自分の日頃の業務をマニュアル化しようとすると手間で億劫になりがちです。なので、例えば、有休を取って誰かに代理対応を依頼する時、新しく他の人に業務を引継ぐ時、月や四半期の終わりに自分の業務を振り返る時等のタイミングがよいかと思います。
 

実際にやってみた

 
僕も自分の業務でこれを応用してみました。
新しく中途の方が入られたので、このタイミングで始めの基礎業務を棚卸ししてみました。Q&Aの表を作り、新しく始める業務について疑問を記入してもらいました。
疑問と答え、そしてその背景(理由)を載せた構成にしています。
 
運用としては、毎週のMTGで、チームメンバーから疑問の答えをもらうことにしました。それを、運用担当者がまとめ、チームのマネージャーが最終チェックを入れる形式になりました。
これは、「現場」だけで作らず、「エリアマネージャー」「本部」の目も入れることに似せています。
あるメンバーが作った標準を、他者の目線を通すことで効率化するチャンスが生む仕組みです。
 
今回作成したQ&A表は、今後、業務を引き継ぐことがあった際の業務初期段階で使えます。
さらに、チームメンバーは領域は違えど、同じ任務を背負って仕事をしており、共通する業務も多いので見える化は有用です。
ポイントは、疑問になりやすい点に対して対応策とその背景(理由)を記入しているところです。
背景(理由)があるので、より良い策かどうかの比較が可能になります。

まずはある程度の量の疑問が出て、チームで議論ができ、ナレッジの底上げができればと考えています。
以下のTweetはなるほどと思いました。

f:id:HighCor:20170224230331j:plain

今はチームで上手くいくように試行錯誤しています。
皆さんも業務効率が上げるためにも、是非試してみてはいかがでしょうか。
 

おすすめ記事

MUJIGRAMについて詳しく書かれています。
是非読んでみて下さい。

www.nikkeibp.co.jp

 

解くべき課題から考える。「論点思考」を身につけよう。

昨日に続き、ボストン コンサルティング グループ(BCG) 内田和成氏著の「論点思考」を取り上げます。前回の「仮説思考」の続編になります。

 

論点思考

論点思考

 

 


「論点思考」とは、問題解決の最上流である「解くべき課題は何か」を考えて設定する思考のことです。
問題解決力というと、すでにある問題をいかに解決するかばかりが注目されますが、最初の課題設定がうまいから鮮やかに解決できるのです。

具体的な成功事例として、ジュリアーニニューヨーク市長が市の犯罪発生率を60%削減し、殺人も70%削減した事例があります。
彼が凶悪犯罪を減らすためにまず論点に設定したのは、軽微な犯罪の徹底的な取り締まりでした。
具体的な打ち手の1つは、「割れ窓理論」の実践です。
これは割れ窓を放置するとそれが関心の低さを表すサインになり、犯罪を起こしやすい環境を作り出すという考えのことです。
これに則り、まず軽犯罪を取り締まることで、改善の正のスパイラルを生む一手を打ち出したのです。

では、このようにうまい論点の設定ができるようになるためには、どのように日々の業務を行えばよいのでしょうか。

2点にまとめてみました。

 

1.本当の課題は何かと常に考える姿勢


論点の設定という課題解決の上流工程は管理職になるまで関係ない、かというとそうではありません。
将来のためにも、日頃から「本当の課題は何か」ととことん考える姿勢を通じて、経験を積み成長させる必要があるのです。

例えば、営業の進捗率を追い、成約率を上げるという業務が貴方の任務だったとします。
その場合、単に数値改善を行うだけでなく、最終的な生産に対して「大きく影響を与える項目はなんだろう?」
「それほど大きな労力をかけずして、影響を与えられそうな項目はなんだろう?」という課題意識を持ち、
本当の課題を考え続けるのです。考えた結果を反映してアクションすることで、論点設定力は高まり、実際の解決に近づいていくでしょう。

 

2.二つ上の立場に就いているつもりになる


「論点思考」を行う姿勢が大切なことはわかりましたが、実際の業務においてどう応用できるでしょうか。
本書では、本当の課題は何かを考える方法の具体的な一つとして、「二つ上のポジションに就いているつもりで仕事をする」
ということが挙げられていました。
一つ上のポジションだと、自分と関連付けたり、利害を考えてしまうので、二つ上を考えるとよいです。
一般社員であれば課長ではなく部長、課長であれば部長ではなく事業部長の立場でものを考えるのです。

例えば、「新規アポイントメント取得率」を目標値まで上げるという課題について考えてみます。
企画の一メンバーとして考えるといかに「新規アポイントメント取得率」を上げるかが論点になります。
しかし二つ上の部長の立場で考えると、成約までのプロセスの指標の一つであり、例えば「新規アポイント→第2次アポ推移率」、「第2次アポ→成約率」、「離脱率」等が他の指標になります。
「どの指標が全体の生産に影響を与えるのか?」
「コミュニケーションの窓口は担当者だけでなく、決議権のある上長ではないか?」などが論点となり得るのです。
「二つ上のポジションに就いているつもりで仕事」をして、その考えが活用されなかった場合、一見無駄に思えるかもしれませんが、その考え方は次の一手を打つ際に必ず役に立つことと思います。

課題を解く前に一度落ち着いて、その課題の背景や意図から本当の課題を考察すること。
基本的ではありますが、目の前の業務が増えてくるとつい忘れてしまいます。

これは「イシューからまずはじめる」ことと通じるところが多いです。

hy.hatenadiary.com
動きたい衝動をぐっとこらえて冷静にまず論点/イシューの設定を行うと、解決した際の全体の生産量が格段に大きくなります。
簡単に適用できるとは思いませんが、「論点思考」、可能な範囲で一度やってみてはいかがでしょうか。

今ある情報で予測する。「仮説思考」を癖付けよう。

今回はボストン コンサルティング グループ(BCG) 内田和成氏著「仮説思考」という本を取り上げます。

仮説思考 BCG流 問題発見・解決の発想法

仮説思考 BCG流 問題発見・解決の発想法

 

 
仮説思考とは、現時点の情報で最も答えに近いと思われる答えを仮に置く思考のことです。

 実際に使うときのポイントを2点紹介します。

 

①一旦、今ある情報だけで仮説を出す

僕は、仮説を立てようとするときにより多くの情報から立てようとします。

「これからあの数字を導出できないかな…」のように、手間をかけがちです。

これはいいことのように思っていましたが、時間がかかるという点でマイナスです。


仮説は早く外に出して多くの観点からの意見や質問をもらうことで進化させていったほうが、スピードも質も上がりやすいのです。

ひと手間もかけずに、現在ある情報だけで一旦仮説を出すクセをつけてみます。

 

いろんな人に仮説を提示すると、指摘をもらいすぎて心が痛むこともあると思います。

しかし、その気持ちよりも、仮説が進化したという実質に重きを置くマインドが重要なのだと思います。

仮説検証は最小限の情報で。でも必須。

仮説検証もつい精緻にやりたい欲求が湧いてきますが、

本当にその必要があるのかと問うとNOだと思います。

「クイック&ダーティー」、つまりデータとして粗くても素早く行うことを重視する精神が必要です。

仮説→検証を高速回転させることが大切なのです。データ抽出の時のことを考え、ここで欲しいアウトプットは何なのか、一回止まって考えるのです。

 

また、最小限の情報で検証することと、検証を軽視することは全く違います。

仮説で判断すると業務がぐっと減るので、つい仮説の真偽を確かめずに業務を進めてしまうことがあります。
しかしそれでは現実とかけ離れてしまう恐れがあります。

必ず検証を忘れずに行うことで、仮説が現実にそうなのかどうかを確認し、仮説を進化させていく必要があるのです。

 

以上、2点、仮説構築も仮説検証も「最小限の情報」で素早く行うことを推奨しています。2倍時間をかけたからと言って、2倍仮説の精度が高まるわけではありません。
今あるものでなるべく予想していくのです。
そしてその精度を高めることで成功率を高めるのです。

あなたも「仮説思考」でいつも成果を出せる人材になってみませんか。

アポ取りから始める!入社3年目が「入社1年目の教科書」を読み直した

今回は、「入社1年目の教科書」(ダイヤモンド社)を取り上げます。
入社1年目の教科書

入社1年目の教科書

 

 著者はライフネット生命社長の岩瀬大輔氏です。

この本は私が2014年4月に入社したときに人事から渡された本であり、
この機会に約2年半ぶりに振り返ることになりました。
この本には、新人がより良く仕事をするための50の鉄則が示されています。


それでは、2年半経ってこの本の内容をどの程度実践できているのでしょうか。

振り返ったところ50のうち16は行っていて、34は行っていないという結果になりました・・・。実行率32%は低いですね。

 

1.これはやる!


ただ問題は数ではない!
3ヶ月ほど前に「これはやる!」というのを決めたので共有したいと思います。
 

その鉄則とは・・・
アポ取りから始めよです。

これは、「資料等作成し始めて、準備の目途が立ってから、アポイントを取る」のではなく、
「アポイントを取って、期日を決めてから、資料作成等準備に取り掛かる」方がよい、ということを示している鉄則です。
依頼先の予定が空いているのが先であった場合は、そこまでの時間が待つことで無駄になりますし、作業スピードの観点でも期日が決まった方が作成のスピードも上がからです。

自分を振り返ると、できていないのが実情です。
「準備してから、アポイントをとる」ようにしないと不安に感じてしまうのです。
以下2点が特に不安です。
①アポイントをとるタイミングで詳細を聞かれたときに答えられないのが不安
②アポイントを取った時に、期日が準備に足りないほど近かった場合が不安
 

これらの不安が軽減されれば、今後行動を変えられそうです。

2.不安への対処法


実際に対処法を考えてみます。

①については、アポイントの目的が立てられていれば、対処可能だと考えます。
目的が明確であれば、決めるべきことや聞くこと等のアジェンダは決まります。
それ以外の詳細が聞かれた場合は、目的との関係性を考えたうえで、
これから検討するのか、検討しないのかを伝えられます。

②については、「最善の準備をするために必要な日数を見積もり、期日を決める」から
「期日が決まり、その範囲内で最善の準備をする」という発想に変える必要があると思いました。
そして、その発想のもとで行動を変えていくのがよいと考えます。
また、自分の力だけでなく、協力いただけそうな方の力を借りるというのも行動の一つです。
これは仕事のスピードを上げるだけでなく、質を上げることにもつながります。
 
それでも準備が間に合わないリスクはゼロにはなりません。

しかし準備に何が必要かわかってくるので不安①②への対応の精度は上がっていきます。

3.実際にやってみて

実際に、この話がどう進むのか段取りを頭に思い浮かべるようになったのが大きな変化です。それによって一緒に仕事を進めていく人にとっても進め易い方法まで検討できるようになり、スムーズにことが進むようになりました。

癖でアポ日やミーティング日を遅めに設定してしまうこともあるのですが、徐々に早め早めに設定できるようになってきました。
仕事にスピード感が出てきました。

 

入社当初に読んだときは、大学卒業ほやほやで現実がどうなのか分からずに読んでいました。
それから3年経った今読むと、実感を伴っているので、現実に即して考えられます。
皆さんも入社時に仕事の本を読みませんでしたか?ぜひ、入社時に読んだ本を振り返ってみて下さい。新たな気づきが得られるかもしれませんよ。

ハウツー本のポイントが覚えられない…。そんな僕の対策は日めくりカレンダー。

今まで仕事を効率化するためにいくつか本を読んできました。

 

hy.hatenadiary.com
ふんふんと納得することが多かったのですが、正直言ってそれでおしまいでした。
なんでなのでしょうか。

ポイントがしっかり記憶されないまま業務を行ってしまうからでしょうか。
今回はしっかりと実践するために以下の仕掛けを用意しました。

 まずは本日使う本です。

毎朝読むだけ。仕事を倍速化する教科書。残業ゼロを実現する業務改善術。 10分で読めるシリーズ

毎朝読むだけ。仕事を倍速化する教科書。残業ゼロを実現する業務改善術。 10分で読めるシリーズ

 

 これをパワーポイントでまとめます。

f:id:HighCor:20170220225511j:plain

 

そして会社にはカレンダーがたくさん置いてあります。
今、前の席の人はこれを置いています。

 
これって裏も見えるので、向かいの席の人とも話題にできるんですよね。
このつくりをパクることにします。

パワポを両面印刷してカレンダー形式にするのです。

こちらが完成写真です。

f:id:HighCor:20170221131738j:plain 

 

A4に2枚/ページで両面印刷(短編閉じ)でできました。

両面から見られます。

f:id:HighCor:20170221131842j:plain

 

 


これでしっかり効率化できるはず。。。

itunesからCD-Rに書き出し時に失敗…注意2点

奥さんが
「料理とかするときに、音楽が聞きたい。iPhoneよりCDプレーヤーから聞きたい」と言ったのでCD-Rに書き出そうとしたのですが、2回失敗したのでそちら共有します。
700MBのCD-Rは1枚100円程度ですので200円の損失。

くそう。。。

同じことをする場合、皆さんは一発で成功してほしいのでポイントだけ共有させて頂きます。

 

1.ファイル形式はCDプレーヤーに対応している?

うちのプレーヤーは無印のCDプレーヤーでこちらはMP3かWMAに対応しているみたいです。

無印良品 壁掛式CDプレーヤー CPD-2-B

無印良品 壁掛式CDプレーヤー CPD-2-B

 

 僕はitunesに取り込むときにAAC形式で取り込んでいたのでMP3形式に変える必要がありました。
これに気づかなかったのが1枚目の犠牲です。

f:id:HighCor:20170219232935j:plain

ファイル→変換→MP3バージョンを作成 です。

MP3バージョンが作成されたら、そのファイルをCDにしたいプレイリストに移動させてください。

同じ名前の曲があったら、おそらく下のほうがMP3ファイルです。
念のため、曲名を右クリックしてプロパティを選択して、「ファイル」でチェックしてください。

f:id:HighCor:20170219233529j:plain

MPEG-1 レイヤー3というのがMP3のことです。

 

2.オーディオCDで作成する

プレイリストを右クリックすると、「プレイリストからディスクを作成」という項目があるのでそれをクリックすると以下の画面が現れます。

f:id:HighCor:20170219234036j:plain

オーディオCDを選んでください。
サウンドチェックは複数CDがある場合でも、音量をそろえるのに使うみたいです。

因みに僕はここをデータCDまたはDVDにチェックを入れていました。
買ったCDがデータ用CD-Rだったので、それを入力するのかと思い、そうしたらダメでした。
これが2枚目の犠牲です。。。

 

ただ以上2点をしっかりやったあとはきちんと聞けました・・・!!
嬉しいですね。

700MBだと1枚80分ほど入るみたいなので、複数アルバムある場合は、80分未満で切りがよくなるようにプレイリストを作成することをおすすめします。

 

以上、もしitunesからCD-Rに書き出したいときはご参考に。

2kg痩せた!22時晩ご飯でもダイエットできる3つの方法!【171cm57kg】

ダイエットしてるけどなかなか上手くいかない、という方へ。
僕は1ヶ月で2kg程度痩せました。
身長171cmで59.5kg程度から57.5kg程度になりました。

僕は会社員で、夜は22時くらいに自宅でご飯を食べて、24時に寝てみたいな生活をしていました。飲みに行くのは月数回と言った感じです。
似たような生活をしている方も多いのではないでしょうか。
このリズムをほとんど変えることなく痩せられたので、真似できる所は真似て頂ければと思います。

以下が1ヶ月の推移を表したグラフです・・・!

f:id:HighCor:20170218173528j:plain

青が僕の朝、夜の体重です。
緑は目標の58kgラインです。

目標にしていた入社前程度の58kg以下まで戻って良かったです。
スーツのズボンがおしりパツパツでみっともなかったのですが、今はすっと入るようになりました。
トレーニング用スイミングウェアや休日用のパンツも、太っていたときに買ったのでLサイズだったのですが今ではぶかぶかです。

こういう実感できる変化はうれしいものですね。

今回は、上手くいった理由3点に絞って(というかこの3点だと思う)、お伝えします!

 

1.ストレスを減らせ

いきなり精神論かよ・・・、と思われるかもしれませんが、この影響はでかいです。

ダイエットをしようと思ったということは太ったことを実感しているということがほとんどだと思います。
とうことは、その状態よりも痩せていたときもあったということです。

ではなぜ太ったのか。


アウトプットが減ることもあると思いますが、インパクトが大きいのはインプットが増えることです。
つまり、「食べている」のです。

ではなぜ痩せていたときよりも「食べている」のでしょうか。

大人になってから「育ち盛り」や「運動量が増えた」ということも少ないでしょう。
一応、読者として飲み会も月数回程度を想定しているので「夜にお酒とともに食べる」習慣でもないとしましょう。

そうすると「ストレス」が原因で食べてしまうパターンが多いでしょう。
ストレスを抱えると、ケーキやアイスクリームといった「甘いもの」やラーメンやから揚げといった「脂っこいもの」、そしてビールや日本酒といった「アルコール」が摂取したくなるようです。
これは一番太るやつです。。。

ストレスからくる欲に関するアンケート調査|マーケティングリサーチ・市場調査のマーシュ

 

僕も職場でストレスを抱えていました。
基本は大丈夫なのですが、数名、自分の思うように仕事を進められない人がいたのです。この方たちと仕事をしないといけないときはストレスでした。

しかし、マネージャーとのミーティングで自分のコミュニケーションの取り方に問題があったことに気づきました。
今では、その人たちとも友好的に仕事が進められるようになり、ストレスから開放されました。

hy.hatenadiary.com

 ストレスから開放されると、脂っこいものを身体が欲しなくなりました。
週3くらいでラーメンに行ったり、ポテトチップスを頬張っていた時期もあったのですが、今では全然欲しくなくなりました。

 

2.昼ご飯は意識高いOL風

皆さんは、朝、昼、晩、間食、どこのご飯にてこ入れすべきだと思いますか。
(僕はもともとあまり間食はしないタイプなので三択でしたが)

僕は昼を変えました。
朝はそもそも、パンと果物程度だったので変えてもそんなに効果はありそうもなかったです。
晩は仕事で頭を使って帰ってきたのに、また我慢することに耐えられる気がしませんでした。
昼であれば、仕事が忙しいし、食べる以外にやることがあるので、スキップしてもいいくらいでした。
たださすがにスキップはやりすぎなので、昼ごはんを意識高いOL風(?)にしました。

偏見ですが、僕の中では「値段が高くても身体によいオーガニックな食べ物を買っている人」です。
なので僕の昼ごはんは「ナチュラルローソンの野菜系一品」+「おにぎり」になりました。
普通のローソンでもナチュラルローソンの品は置いてあるので是非調べてみて下さい。

商品一覧 | ナチュラルローソン

 

量は少ないですが、その分朝と晩で総合的に補います。
夜をどかっと増やすのは良くないので、朝のボリュームを増やす感じです。
成人男性であれば一日合計で2,200カロリーはとるイメージです。

これをやって変わるのは、胃が空腹に慣れていくのを感じ始めたときです。
以前は常に満腹で、空腹感をあまり感じるタイミングがなかったのですが、それでは太った状態が維持されてしまいます。
昼を減らしたことで15~16時の空腹感がすごくなりました。

ただ我慢して下さい。
これを乗り越えると、空腹が快感に変わってきます。
「あ、お腹空いてる」と客観的に自分を認識できるようになります。

もしかしたら意識高いOLはこの感覚をもっているのかもしれないなぁ。。。

 

3.家族でシェアしよう

あとは決めたことをやり続けるだけです。
が、モチベーションの維持ってなかなか難しいですよね。

うちは、そもそもはじまりは奥さんがダイエットをしていて、僕も巻き込まれた形でした。

そこで二人でやるからには、と体重を共有できるアプリを探しました。
同じ折れ線グラフ上に推移が見えるものだと、自分の変化も相手の変化も見えるのでいいかな、と思いその機能のあるアプリを探しました。

が、意外にそれらを満たすアプリがなかったです。
二人ともiPhoneなのでAppleに標準装備のヘルスケアにないかな、とも思ったのですがそれも今はないみたいでした。

なので我々はiCloudのNumbersを使うことにしました。
NumbersはAppleExcelみたいなものです。

iPhoneで無料で使えます。

appsto.re
クラウド上にファイルを保存するので、共有ファイルに設定すると二人で編集できます。
お互いが測定したタイミングで入れられるのです。
さらにiPhoneから入れられるので、通勤中とかに入力できるのも便利です。

下はiPhoneで作業する時の見た目です。なお奥さんの方は名誉のため、HighCor's Wifeとして適当な値を入れています。

f:id:HighCor:20170218230025p:plain


二人で一つのグラフを見るので競争心も煽られますし話題にもなりやすいです。
「今朝何キロだった?入れとくよ」
みたいな会話がよくあります。
AndroidでもExcelクラウド上に保存すればできると思います。

=============

以上の3点が僕のダイエットには大きく効いたと思っています。
ストレスを減らし、昼ごはんをヘルシーにし、家族で共有する。
周囲と協調して動く仕事、夜遅くに帰ってきて食べざるを得ない仕事ではあったもののそこを工夫することでダイエット成果に結び付けられたのかなと考えています。

皆さんにも効く部分、効かない部分あると思います。
是非、(自己責任で)やってみて下さい~!